Het online portaal
Het online portaal is een administratief hulpmiddel voor VvE's die zelf hun leden- en financiële administratie willen beheren. Het biedt overzicht voor bestuurders en transparantie voor leden. Facturen en betalingen lopen via professionele boekhoudsoftware, waarbij het portaal de koppeling maakt tussen administratie en betalingsverkeer.
Wat beheerders kunnen doen
Overzicht & controle
Je ziet in één oogopslag de financiële status van de VvE. Openstaande bedragen, betaalde facturen en achterstanden staan overzichtelijk bij elkaar. Dit helpt bij het maken van beslissingen en het voorbereiden van bestuursvergaderingen.
Ledenadministratie
Beheer alle leden en hun gegevens centraal. Wijzigingen in adressen, contactgegevens of eigendomsverhoudingen pas je direct aan. Het systeem houdt automatisch bij wie welke bijdrage verschuldigd is op basis van eigendomspercentages.
Bijdragen & contributies
Stel periodieke bijdragen in en verdeel deze automatisch over de leden. Het portaal berekent per lid wat er betaald moet worden en genereert de bijbehorende facturen. Je bepaalt zelf de frequentie en hoogte van de bijdragen.
Communicatie met leden
Stuur berichten naar individuele leden of naar de hele groep. Dit kan voor aankondigingen, wijzigingen in bijdragen of andere relevante informatie. Alle communicatie wordt gelogd, zodat je altijd terug kunt zien wat er is verstuurd.
Betalingen & automatische incasso
Leden kunnen betalen via iDEAL of door automatische incasso in te stellen. Het portaal registreert alle betalingen en koppelt deze automatisch aan de juiste facturen. Je ziet direct welke betalingen binnen zijn en welke nog openstaan.
Herinneringen & achterstanden
Bij achterstallige betalingen stuurt het portaal automatisch herinneringen naar leden. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd. Dit voorkomt dat je handmatig achter betalingen aan moet gaan.
Transparantie & logging
Alle acties in het portaal worden gelogd. Je ziet wie wat heeft aangepast en wanneer. Dit geeft duidelijkheid bij vragen en helpt bij het naleven van administratieve verplichtingen. Leden kunnen hun eigen geschiedenis inzien.
Exports & administratie
Exporteer gegevens naar Excel of CSV voor gebruik in externe systemen of voor het opstellen van jaarverslagen. Alle financiële overzichten en ledengegevens zijn exporteerbaar, zodat je altijd beschikt over de data die je nodig hebt.
Wat leden kunnen doen
Persoonlijk ledenportaal
Elk lid heeft toegang tot een persoonlijk portaal waar alle relevante informatie staat. Je logt in met je eigen account en ziet alleen de gegevens die voor jou relevant zijn.
Inzicht in bijdragen & facturen
Bekijk alle facturen die op jouw naam staan, zowel openstaande als betaalde. Je ziet precies wat je verschuldigd bent, wanneer het betaald moet zijn en wat de achtergrond is van elke bijdrage.
Betalen
Betaal openstaande facturen direct via iDEAL of stel automatische incasso in. Het portaal toont welke betalingen nog openstaan en geeft direct bevestiging na een succesvolle betaling.
Communicatie vanuit het bestuur
Ontvang berichten en aankondigingen van het bestuur via het portaal. Alle belangrijke informatie komt op één plek terecht, zodat je niets mist.
Eigen gegevens beheren
Wijzig je contactgegevens, adres of betaalgegevens zelf. Het bestuur wordt automatisch op de hoogte gesteld van wijzigingen, zodat de administratie altijd up-to-date blijft.
Overzicht saldo
Bekijk je actuele saldo en de geschiedenis van alle transacties. Je ziet direct wat je tegoed hebt of wat je nog moet betalen.
Overzicht correspondentie
Bekijk alle berichten en correspondentie die je hebt ontvangen of verstuurd. Alle communicatie met het bestuur en andere leden staat overzichtelijk bij elkaar.
Reparatieverzoeken
Bekijk de status van je reparatieverzoeken en volg de voortgang. Je ziet welke verzoeken in behandeling zijn en welke al zijn afgehandeld.
Mijn gegevens
Bekijk en beheer al je persoonlijke gegevens. Je ziet je eigendomsgegevens, contactinformatie en alle relevante documenten op één plek.
Algemene gegevens VVE
Bekijk alle algemene informatie over de VVE, zoals adresgegevens, contactpersonen en andere relevante organisatiegegevens.
Splitsingsreglement
Raadpleeg het splitsingsreglement en alle bijbehorende documenten. Alle regels en afspraken staan hier overzichtelijk bij elkaar.
Besluiten
Bekijk alle genomen besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering. Je ziet wat er is besloten en wanneer.
Apartementsrechten stemmen en breukdelen
Bekijk je stemrecht en breukdelen binnen de VVE. Je ziet hoe je eigendomspercentage is verdeeld en wat dit betekent voor je stemrecht.
Bankgegevens
Bekijk de bankgegevens van de VVE en alle relevante financiële informatie. Je ziet waar betalingen naartoe gaan en welke rekeningen worden gebruikt.
Actiepunten
Bekijk alle actiepunten die voor jou relevant zijn. Je ziet welke taken er zijn en wat er van je wordt verwacht.
Verdeelsleutels
Bekijk hoe kosten worden verdeeld over de leden. Je ziet de verdeelsleutels die worden gebruikt voor verschillende soorten kosten.
Belangrijke documenten
Bekijk en download alle belangrijke documenten van de VVE. Alle relevante documenten staan hier overzichtelijk georganiseerd.
Vergaderingen
Bekijk alle geplande en historische vergaderingen. Je ziet wanneer vergaderingen zijn gepland en kunt notulen en besluiten inzien.
Begroting
Bekijk de begroting van de VVE en zie hoe de kosten zijn verdeeld. Je ziet wat er wordt verwacht en hoe dit zich verhoudt tot je eigen bijdrage.
Jaarrekening voorgaande jaren
Bekijk de jaarrekeningen van voorgaande jaren. Alle historische financiële overzichten staan hier beschikbaar voor inzage.
Reparatieverzoek melden
Dien een nieuw reparatieverzoek in voor problemen in het gebouw. Je kunt foto's toevoegen en een beschrijving geven van het probleem.
Documenten van het gebouw
Bekijk alle documenten die betrekking hebben op het gebouw, zoals technische tekeningen, certificaten en onderhoudsrapporten.
Reparatieverzoeken en opdrachten
Bekijk alle reparatieverzoeken en opdrachten die zijn uitgevoerd of in behandeling zijn. Je ziet de status en voortgang van alle werkzaamheden.
Overzicht contracten
Bekijk alle contracten die de VVE heeft afgesloten, zoals onderhoudscontracten, verzekeringen en servicecontracten.
Meerjarenplannen
Bekijk de meerjarenplannen voor onderhoud en renovatie van het gebouw. Je ziet wat er gepland staat en wanneer dit wordt uitgevoerd.
Wat het portaal bewust niet is
Transparantie is belangrijk. Hieronder staat precies wat het portaal niet doet en waar de verantwoordelijkheid blijft liggen.
Het portaal is geen VvE-beheerder. Het voert geen technisch of juridisch beheer uit en biedt geen MJOP-functionaliteit. MJOP-Documenten kunnen extern aangevraagd worden. Het is een administratief hulpmiddel dat het bestuur ondersteunt, maar de verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijke beheer blijft bij het bestuur liggen.
Facturen en betalingen worden verwerkt via professionele boekhoudsoftware. Het portaal maakt de koppeling tussen administratie en betalingsverkeer, maar is zelf geen boekhoudsysteem. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de administratie en de naleving van wettelijke verplichtingen.